Cara Membuat Event

Langkah-langkah Cara Membuat Event Agar Sukses Besar!

Memahami cara membuat event adalah keterampilan yang tidak dimiliki semua orang. Setiap tahun berbagai acara diselenggarakan oleh berbagai pihak. Mulai dari seminar, pameran seni, kegiatan lomba hingga pesta ulang tahun.

Ketidakmampuan dalam mengelola acara dengan baik membuat event organizer sangat diperlukan. Jika Anda ingin sukses menyelenggarakan acara Anda sendiri atau bahkan memulai bisnis EO, pahami tips cara membuat event agar sukses berikut ini:

8 Cara Membuat Event Agar Sukses

8 Cara Membuat Event Agar Sukses

1. Menyusun Tema, Konsep dan Tujuan Acara

Menetapkan tema dan konsep acara merupakan langkah paling awal dalam membuat sebuah acara yang membutuhkan pemikiran yang matang. Tema dan konsep yang menarik memastikan bahwa setiap orang yang terlibat dalam kegiatan ini merasa nyaman.

Pahami juga apa tujuan dari kegiatan tersebut dan bagaimana Anda ingin peserta mengingat acara tersebut. Undang pihak penyelenggara untuk memberikan pendapat dan mendiskusikan tema dan konsep acara. 

2. Bagikan Tugas dengan Tim

Menyelenggarakan suatu acara membutuhkan kerja sama yang erat dan solid, karena sulitnya acara tersebut mencapai hasil yang maksimal jika dijalankan sendiri-sendiri. Untuk melakukan ini, kemungkinan membuat acara berikut adalah berbagi tugas.

Bentuk kelompok atau departemen dan nyatakan tugas mereka dengan jelas. Komunikasikan tugas dan penugasan yang sesuai kepada setiap orang yang tepat sehingga mereka juga bersemangat menyelesaikan tugas tersebut. Atau Anda juga bisa berkerjasama dengan media partner.

3. Membuat Anggaran Dana

Langkah selanjutnya adalah membuat budget atau anggaran. Penganggaran sangat penting untuk mengetahui berapa banyak uang yang harus disiapkan. Dana ini kemudian digunakan untuk membeli atau menyewa peralatan, menyewa tempat, memberikan hadiah atau lainnya.

4. Buatlah Jadwal Bagaimana Mempersiapkan Acara Tersebut

Membuat acara yang baik membutuhkan persiapan khusus, apalagi jika kegiatannya cukup besar. Anda perlu menyusun jadwal persiapan, penyampaian acara bahkan evaluasi, agar tidak ada langkah yang tertinggal.

Menetapkan tujuan persiapan berupa rangkaian timeline untuk menentukan berapa lama pekerjaan berlangsung dan pekerjaan apa yang perlu dilakukan sesuai dengan tujuan timeline. Dengan cara ini, semua persiapan lebih terkontrol.

5. Membuat Proposal dan Rundown Acara

Kemudian, rangkum acara terlebih dahulu dari awal hingga akhir. Selain itu, buat proposal dengan ringkasan kegiatan, semua persyaratan, dalam daftar anggaran sehingga dapat diajukan untuk pendanaan.

Pastikan Anda membuat penawaran yang menarik secara visual untuk menarik perhatian calon sponsor  atau donatur. Cantumkan nama, alamat, dan nomor telepon penyelenggara.

Artikel terkait: Apa itu Public Relation dan Keahlian yang Harus Dimiliki

6. Buat Daftar Vendor dan Sponsor

Untuk menyukseskan acara, Anda perlu memesan daftar vendor untuk semua kebutuhan acara. Mintalah satu vendor kepadavendor lain untuk mendapatkan harga terbaik.

Sebaiknya cari sponsor untuk membantu mengatur kegiatan. Berkat konsep acara yang menarik dan unik, brand dan perusahaan lainnya bersedia mensponsori acara tersebut.

7. Masukkan Materi Promosi

Membuat sebuah acara tidak cukup hanya dengan memiliki konsep yang unik, perlu juga menentukan strategi publikasi yang tepat. Media online seperti media sosial sangat membantu dalam hal penerbitan.

Undang semua anggota panitia untuk berpartisipasi dalam menyebarkan berita tentang acara tersebut di media sosial. 

8. Sediakan Rencana Cadangan

Rencana yang disusun dengan hati-hati terkadang tidak berjalan sesuai rencana. Untuk mengantisipasi hal tersebut, sebaiknya Anda membuat rencana cadangan agar tetap memiliki rencana cadangan jika terjadi sesuatu yang tidak terduga.

Salah satu keberhasilan acara tersebut adalah persiapan yang matang dan pelaksanaan yang maksimal. Terapkan cara membuat event diatas untuk mendapatkan hasil terbaik dan mengesankan semua peserta.

Baca juga: Apa Itu Partnership Dan Tipe-Tipenya

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

twenty + 16 =